Die Temperaturen klettern in die Höhe, der Sommer ist da. Es ist die Zeit, in der gefühlt alle ihre Bürotische verlassen und in die Ferien fahren. Und in der auf einen Grossteil der versendeten E-Mails ein kommunikativer Dämpfer folgt: eine Abwesenheitsnotiz. Die Kommunikation erleidet einen Unterbruch, ohne die Information des anderen gestaltet sich das Weiterarbeiten schwierig.
Statt Antworten erhält man also nichts – ausser einem Anflug von gefühlter Ungerechtigkeit. Die anderen nippen am Meer an ihrem Cocktail, während man vor dem Computer schwitzt. Ausserdem führen «Out of office»-Nachrichten zu einem schlechten Gewissen, weil man sich überhaupt getraut hat, in der Ferienzeit eine Nachricht zuzustellen, und damit den Aufgabenstapel des anderen nach den Ferien befeuert.
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Art der Abwesenheitsmeldungen
Immerhin: In Bezug auf diese «Out of office»-Nachrichten schleicht sich oft ein Schmunzeln ein. Der Grossteil – so auch die Empfehlung von Experten – schreibt zwar in sachlich nüchternem Ton, bis wann die Erreichbarkeit nicht gewährleistet ist und an wen man sich während der Abwesenheit wenden kann.
Andere können es aber nicht lassen und informieren darüber, dass gerade mit der Familie am Strand von Menorca geplanscht wird. Exoten versuchen sich in Humor: «Sie haben eine Abwesenheitsnotiz anstelle einer Antwort erhalten? Nicht ärgern, das passiert den Besten. Versuchen Sie es einfach am 1. September noch mal.» Andere beschränken sich gar nur auf Emojis: «👩+👩👦👦 🚗➡️🏖.»
Das ist zwar lustig – doch nicht immer zielführend. Jede Person erhält die Abwesenheitsmeldung, und das hat auch mit Professionalität zu tun. Formelle und nüchterne Mails sind daher ein sicherer Wert. Michelle Gielan, Expertin für positive Kommunikation, weist darauf hin, dass man auch eine kleine persönliche Note einbauen könne und die Meldung so nicht nur «ausreichend», sondern «vorteilhaft» wird: «Solche Mails können wunderbare Gesprächsaufhänger sein, wenn Kollegen Sie nach Ihrer Rückkehr nach der Konferenz oder nach Ihrem Urlaub fragen.»
Erreichbarkeit in den Ferien
Trotzdem gibt es die Leute, die auch in den Ferien innert kürzester Zeit auf ein E-Mail reagieren. Oder an ihren freien Tagen anrufen und Telefonate entgegennehmen.
Diese Thematik hat sich seit der Pandemie verstärkt. Denn als alle zum Homeoffice gezwungen waren, verschwammen das Private und das Berufliche. Die Grenzen wurden fliessend, und so beantwortete man auch mal abends – oder gar in den Ferien – eine berufliche Anfrage.
Doch das sollte nicht zur Norm werden, weder bei Mitarbeitenden noch bei Führungskräften. Rechtlich bedeuten Ferien zwei Dinge: Die Befreiung von der Arbeitspflicht zwecks Erholung und die Gewährung des Lohnanspruchs während der Ferienzeit.
Als Führungskraft gehören also die Aufgaben der Angestellten auch ohne deren Anwesenheit bewältigt – denn die Ferien sind genau dazu da, dass sie sich erholen können. Schaltet sich ein Mitarbeiter aus den Ferien ein, darf ihm auch mitgeteilt werden, dass er nun bitte seine Ferien geniessen solle. Denn wie Personalexperte Matthias Mölleney schreibt, sollten Führungskräfte die psychologische Sicherheit ihrer Mitarbeitenden stärken und mit ihren Erwartungen an den Arbeitseinsatz realistisch bleiben. Vor allem aber sollen die Chefs und Chefinnen selbst Vorbild sein. Wobei er festhält: «Besonders das mit dem Vorbildsein, ist schwierig. Aber notwendig.»
Zu Hause erträgt man die heissen Temperaturen einfacher mit einem T-Shirt und kurzen Hosen. Im Büro gehört jedoch noch etwas Stil dazu. Zum Glück hat die Krawatte ausgedient, auch wenn sie in jüngster Zeit wieder ein kleines Revival erlebt. Am besten kleiden sich Männer im Sommer im Büro in Chino-Hosen und einem luftigen Hemd aus Leinen oder in Textilien aus elastischem Anzugstoff. Dazu gehören geschlossene Schuhe.
Bei Frauen ist es zumeist etwas einfacher – gerade luftige Röcke erlauben auch eine leichte Kühlung. Als Faustregel gilt: eine Saumlänge bis zu einer Handbreit über dem Knie, aber nicht kürzer. Am besten sich im Laden kurz hinsetzen, um zu prüfen, ob der Saum auch bleibt, wo er sollte. Frauen dürfen offene Schuhe tragen, aber nur, wenn die Füsse gepflegt sind.
Zu Hause erträgt man die heissen Temperaturen einfacher mit einem T-Shirt und kurzen Hosen. Im Büro gehört jedoch noch etwas Stil dazu. Zum Glück hat die Krawatte ausgedient, auch wenn sie in jüngster Zeit wieder ein kleines Revival erlebt. Am besten kleiden sich Männer im Sommer im Büro in Chino-Hosen und einem luftigen Hemd aus Leinen oder in Textilien aus elastischem Anzugstoff. Dazu gehören geschlossene Schuhe.
Bei Frauen ist es zumeist etwas einfacher – gerade luftige Röcke erlauben auch eine leichte Kühlung. Als Faustregel gilt: eine Saumlänge bis zu einer Handbreit über dem Knie, aber nicht kürzer. Am besten sich im Laden kurz hinsetzen, um zu prüfen, ob der Saum auch bleibt, wo er sollte. Frauen dürfen offene Schuhe tragen, aber nur, wenn die Füsse gepflegt sind.
Ständige Erreichbarkeit hat schlechten Vorbildcharakter
Wenn der Chef oder die Chefin ständig erreichbar ist und sich in aktuelle Themen einmischt, hat das einen schlechten Vorbildcharakter. Mitarbeitende fühlen sich unter Druck gesetzt und erhalten unbewusst das Gefühl, auch in ihren Ferien erreichbar sein zu müssen. Ausserdem hat das mit Vertrauen zu tun.
Ein Stellvertreter bereitet sich auf die Zeit vor, in der er die Chefin vertritt. Kann er nun während deren Ferienabwesenheit nicht die ihm anvertrauten Aufgaben übernehmen, hilft das niemandem: Die Chefin ist nicht erholt und der Stellvertreter büsst an Selbstbewusstsein ein, da er keine eigenen Entscheidungen fällen kann.
Ferien sind also dazu da, um als Ferien genutzt zu werden. Der effektivste Weg dafür: Den Computer zu Hause lassen und das Handy auf Flugmodus stellen.