Sie tippen gerade eine Nachricht am Handy oder scrollen durch Ihren Instagram-Feed, plötzlich blinkt eine Nummer auf. Was nun? Wegdrücken oder drangehen?
Vor allem viele junge Menschen bevorzugen es, lange Nachrichten zu tippen oder Sprachnachrichten aufzunehmen, anstatt es am Hörer auf den Punkt zu bringen. Es scheint, als gäbe es für viele nichts Unangenehmeres, als zu telefonieren.
Doch vor allem bei beruflichen Kontakten sollte nicht immer auf die schriftliche Kommunikation zurückgegriffen werden. Denn diese bringt so einige Probleme mit sich: So zeigte beispielsweise eine Erhebung der University of Chicago, dass Absender eines E-Mails ihren Tonfall als viel freundlicher einschätzten, als er vom Empfänger wahrgenommen wurde.
Spricht man jedoch miteinander, entstehen deutlich weniger Fehleinschätzungen. Durch die Stimme erhält der Gesprächspartner mehr Informationen, die ihm bei der Deutung des Gesagten helfen.
Mit den folgenden Tipps glänzen Sie beim nächsten Telefonat:
Tipps 1: Konferenzraum reservieren oder Headset nutzen
Im Büro kann es zwischendurch ganz schön laut werden. Damit Sie ungestört und in Ruhe telefonieren können, brauchen Sie einen Rückzugsort. Reservieren Sie dafür einen Konferenzraum. Wenn das nicht möglich ist, kann ein Headset helfen. Das verschafft Ihnen Ruhe und verringert Umgebungsgeräusche.
Tipp 2: Über Person vorab informieren
Geht es um einen wichtigen Deal, finden Sie vorher heraus, mit wem Sie es zu tun haben. Die sozialen Medien und das Internet machen es möglich, mehr über eine Person zu erfahren. Je nachdem können Sie so Ihre Strategie anpassen.
Tipp 3: Ablauf aufschreiben
Fühlen Sie sich vor einem Telefonat unsicher, kann es helfen, einen Leitfaden für das Gespräch aufzuschreiben. Bringen Sie auf ein Blatt Papier, was Sie sagen wollen.
Tipp 4: Begrüssung
Steigen Sie mit einer freundlichen Begrüssung ein, wo Sie Ihren Vornamen, Namen und die Firma angeben. Aber Achtung: Finger weg von Floskeln, wie «Was kann ich für Sie tun?», die inhaltslos und nach Telefonzentrale klingen.
Tipp 5: Lächeln
Auch am Hörer lohnt es sich, dem Gesprächspartner ein Lächeln zu schenken. Denn schaut das nicht nur freundlicher aus, es hört sich auch herzlicher an. Die Stimme klingt durch ein Lächeln sofort anders.
Tipp 6: Im Stehen sprechen
Wer im Stehen telefoniert, ist automatisch dynamischer, als im Sitzen. Das wirkt sich auch auf das Gespräch und Ihre Stimme aus. Wollen Sie aber sitzen bleiben, dann sollten Sie sich entspannt zurücklehnen. Das verleiht Ihrer Stimme einen volleren und tieferen Klang.
Tipp 7: Die 1-Minute-Regel
Die wichtigsten Informationen sollten in einem Telefongespräch in der ersten Minute fallen. In dieser Zeit sollte es Ihnen gelingen, das Interesse Ihres Gesprächspartners zu wecken und ihn für sich zu gewinnen.
Tipp 8: Interesse signalisieren
In einem Telefongespräch fehlt die visuelle Rückmeldung, was uns oft skeptisch werden lässt, wenn wir lange nichts von unserem Gesprächspartner hören. Daher sollten Sie hin und wieder ein verbales Nicken, das sind kurze Worte wie «Ja», «Verstehe» oder «Hm», einfliessen lassen. Sie unterbrechen den Redefluss nicht, vermitteln aber Interesse am Gespräch.
Tipp 9: Namen mehrfach nennen
Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mehrmals im Laufe des Telefonats mit seinem Namen an, zieht das dessen Aufmerksamkeit an. Er wird Ihnen dadurch mehr Beachtung schenken. Wurde der Name nicht genannt oder Sie haben ihn vergessen, dann fragen Sie freundlich nach.
Tipp 10: Notizen machen
Schreiben Sie sich während des Gesprächs alle wichtigen Punkte auf. So können Sie, wenn notwendig, die Informationen auch weitergeben. Orientieren Sie sich beim Notieren an den folgenden drei Punkten:
- Wer?… Vor- und Nachname des Gesprächspartners, sowie dessen Stellung.
- Was?… Worum es im Gespräch ging.
- Wann?… Wenn wichtige Abgabedaten oder ein erneutes Gespräch abgemacht wurde, sollten Sie unbedingt alle Daten notieren.
Tipp 11: Den richtigen Abschluss finden
Ist ein Gespräch am Ende angelangt, sollte der richtige Abschluss gefunden werden: Fassen Sie am besten den Inhalt des Gesprächs noch einmal kurz zusammen, damit keine Missverständnisse entstehen. Jetzt ist ausserdem der richtige Zeitpunkt für Nachfragen.
Und: Bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner, das hinterlässt einen positiven Eindruck. Sie können sich beispielsweise für die gute Zusammenarbeit oder einen hilfreichen Tipp bedanken.